Как улучшить бизнес-процессы: повышаем эффективность

Совершенствование бизнес-процессов – это оптимизация деятельности при помощи избавления от недостатков (дублирование функций, информационные петли), оформленная соответствующими документами.

Как понять, что бизнес-процессы нуждаются в совершенствовании?

Существует ряд признаков, которые показывают необходимость улучшения бизнес-процессов. Самые важные из них перечислены в опроснике, приведенном ниже. Если вы ответили положительно более чем на половину вопросов – скорее всего, вам пора искать подходы и пути совершенствования бизнес-процессов в своей компании.

• Нарушает ли ваша организация сроки выполнения работы или требования к качеству продукта?
• Изменялись ли внешние условия, которые требуют корректировки бизнес-процессов?
• Имели ли место значительные изменения в компании?
• Замечали ли вы недостаток слаженности и сотрудничества в команде?
• Были ли жалобы на качество продукции?
• Отстает ли ваша организация по эффективности от других аналогичных?
• Выражают ли работники недовольство своими обязанностями?
• Часто ли поставленные задачи выполняются не с первого раза?
• Отнимают ли определенные задачи слишком много рабочего времени?
• Кажутся ли определенные процедуры чересчур сложными?

Системы совершенствования бизнес-процессов помогут вам устранить большинство негативных факторов и существенно повысить эффективность работы. В этой статье мы расскажем, какие подходы использовать для улучшения бизнеса.

Инструменты совершенствования бизнес-процессов

Совершенствование бизнес-процессов на предприятии выполняется в несколько этапов:

1. Изучение существующих процессов. Оценка используется с использованием таких способов, как анализ документации, описание обязанностей сотрудников, фотография рабочего дня мысленный эксперимент.
2. Создание функциональной бизнес-модели. Любые подходы к улучшению бизнес-процессов предполагают их начальное структурирование. Для этого необходимо поделить все процессы на несколько групп.

Затем следует описать все процессы. Это необходимо для более наглядного понимания того, какие из бизнес-процессов требуется улучшить и какой путь лучше выбрать.

• Распределение ответственности за каждый бизнес-процесс.
• Написание должностных инструкций, соответствующих фактическому состоянию дел.
• Создание отчетности. Для всех руководителей предприятия создается единая отчетная форма, в которой отражаются показатели за прошедший период времени. Подобные таблицы – это отличные инструменты совершенствования бизнес-процессов: они позволяют видеть эффективность разных отделов и понимать, какие виды работ необходимо улучшить и оптимизировать.
• Регламентация процессов, что позволит добиться прозрачности.
• Управление регламентами, внедрение и поддержка, встраивание контроля в работу компании.

Результаты улучшения системы бизнес-процессов

Улучшить бизнес-процессы невозможно без немалых временных, а иногда и финансовых сложений. Для улучшения системы всех протекающих на предприятии процессов придется проделать немалый путь. Однако в результате предприятие обретет упорядоченность в работе разных отделов, оптимизирует количество сотрудников, исправит недостатки, повысит эффективность и прибыльность.