Оптимизация бизнесс-процессов

Оптимизация отдельных бизнес-процессов или системы процессов (учета, мотивации сотрудников, управления, документооборота и т.д.) представляет собой их изменение для повышения эффективности. Результатами данной процедуры становятся:

• ускорение рабочего процесса;
• снижение расходов;
• рост производительности;
• высокая прозрачность процессов;
• уменьшение рутины, решение некоторых проблем управления.

Однако прежде чем заказать оптимизацию у сторонних специалистов или начать заниматься этим самостоятельно, необходимо оценить, допустимо ли это действие именно в вашей ситуации.

Что входит в оптимизацию

Оптимизация процессов бизнеса, в том числе управления, включает в себя:

• формирование основной, наиболее важной цели;
• ведение статистики: измерение результатов и их учет;
• анализ определенного объекта;
• изменение объекта;
• получение и отслеживание результата.

Оптимизация начинается с формулировки цели, постановки результата и определения показателей его измерения.

Какие процессы можно оптимизировать?

Оптимизации поддаются многие процессы (управление также входит в их число). Перечислим те из них, совершенствование которых принесет вам максимальную выгоду.

Какой бизнес-процесс оптимизировать нельзя?

Существует две категории бизнес-процессов, оптимизация которых не принесет вам желаемых результатов:

• Проблемные, получение результата в которых нестабильно из-за частых конфликтов или сбоев;
• Невыстроенные, протекание которых сложно спрогнозировать, потому что каждый раз это происходит по-разному.

Оптимизация подобных процессов бизнеса без предварительной работы на них станет пустой тратой времени.

Каждый процесс, описанный выше, вначале необходимо сделать стабильным – регламентировать. Совершенствование обычно проводится только после того, как результаты процессов становятся предсказуемыми. Впрочем, существует вариант одновременного проведения оптимизации и регламентации – реинжеринг, принципиальное перестраивание.

Методы оптимизации процессов бизнеса

Каждый процесс бизнеса требует определенного подхода к оптимизации – в зависимости от способа, которым будет наиболее выгодно решать выявленные проблемы. На приведенной ниже схеме вы можете увидеть возможные методы оптимизации.

Оптимизировать бизнес-процесс можно следующими путями:

• Исключение. Количество процессных уровней уменьшается, устраняются причины помех;
• Упрощение. Снижается сложность в прохождении заказа, упрощается организация, разделение работ и управление;
• Стандартизация. В результате оптимизации приводятся к общему стандарту все применяемые технологии, методы, программы, этапы бизнеса (в том числе управление);
• Сокращение. Уменьшается количество цепочек действий и их продолжительность, снижаются производственные затраты;
• Ускорение. Выполняется более быстрая разработка образцов, используется параллельный инжиниринг, методы симуляции и автоматизации;
• Изменение. Оптимизация предусматривает пересмотр необходимых для работы материалов, используемых технологий, расположения производства или рабочих мест, количества заказов, управления и прочих параметров;
• Обеспечение взаимодействия. Настраиваются связи между организационными единицами, рабочими системами, управление становится более эффективным;
• Выделение и включение. Берутся в работу новые бизнес-процессы или комплектующие.

Управление компанией также необходимо оптимизировать, чтобы добиться максимальной эффективности работы всех сотрудников. Любая оптимизация, независимо от ее вида, станет важным шагом на пути развития бизнеса.