Описание и оптимизация бизнес процессов компании

У вас есть вопросы? Тогда можете задать их нашим специалистам. Отправьте запрос

Любой руководитель должен стремиться к повышению эффективности работы предприятия. Добиться этой цели помогает описание и оптимизация бизнес-процессов. Существует множество методик оптимизации, однако для успешного решения задачи следует учитывать множество факторов. В этой статье мы рассмотрим поэтапное проведение оптимизации бизнес-процессов, познакомимся с основными моделями и узнаем, как избежать частых ошибок.

Содержание:

Оптимизация бизнес-процессов компании поэтапно

Процедура включает в себя пять основных этапов:

Каждый из этих этапов мы далее рассмотрим подробнее.

Описание бизнес-процессов компании

Описание бизнес-процессов компании

С чего начинается управление бизнес-процессами?

Любой рынок – это нестабильная, динамичная система, в которой необходимо максимально оперативно реагировать на любые изменения. По этой причине оптимизация бизнес-процессов требуется любой компании, которая стремится постоянно развиваться и составлять достойную конкуренцию другим.

Сисстемы и софт по управлению бизнес-процессами

Системы и софт по управлению бизнес-процессами

Существует три критерия приоритетности, которые позволяют понять, какие бизнес-процессы нуждаются в оптимизации больше других:

Оценить, насколько актуальным является тот или иной процесс, можно также по следующим критериям:

Основные этапы оптимизации

Описание основные этапов оптимизации (пример)

Описание основные этапов оптимизации (пример)

Описание. Оптимизация бизнес-процессов компании начинается с выяснения, что и как функционирует. Это кажется достаточно очевидным, однако некоторые организации пропускают этот шаг и вначале оптимизируют процессы, а затем задумываются, на что это повлияет. Оптимальный способ разобраться в рабочих процессах – изучить цепочку добавленной стоимости и понять, как формируется конечная цена продукции. Таким образом вы сможете вычислить основные точки «входа» и «выхода».

Назначение ответственных лиц. Важный этап оптимизации бизнеса – назначить специалистов, ответственных за каждый этап. Руководители должны непрестанно трудиться над повышением эффективности, а потому их обязанности должны быть прописаны максимально четко.

Выполнение оптимизации, борьба с проблемными зонами. Для этого нужно оценить все бизнес-процессы, исключить дублирование обязанностей, проанализировать эксплуатацию ресурсов, ликвидировать потери и т.д.

Автоматизация. Приступать к этому действию можно только после того, как будут пройдены стадии регламентации и оптимизации. Важно понимать, что внедрение автоматических систем не поможет преодолеть сложную ситуацию, если в бизнес-процессах отсутствует упорядоченность.

Подведение итогов. Оптимизация бизнеса должна принести следующие результаты: формализация бизнес-модели, уменьшение количества ошибок, ликвидация дублирующихся обязанностей, внедрение системы KPI для мотивации сотрудников, регламентация бизнес-процессов, минимизация нарушений, уменьшение ненужных расходов.

Описание основных моделей оптимизации

Существует множество моделей оптимизации: для решения практически любой проблемы можно разработать собственную систему. Опишем самые распространенные виды:

Теория игр

Способность прогнозировать поступки конкурентов – важное преимущество для компании. Оптимизация процессов в компании на основе теории игр позволяет предсказывать реакцию конкурирующих предприятий на различные изменения: повышение цен, предложение дополнительного обслуживания, освоение новой продукции и т.д. Однако ситуации реального мира изменяются очень быстро, поэтому спрогнозировать ответные действия конкурентов не всегда является возможным.

Модель теории очередей

Она же – модель оптимального обслуживания. Позволяет определить, какое число каналов обслуживания оптимально при данном уровне потребностей клиентов. Данная модель оптимизации процессов позволяет сбалансировать издержки при слишком малом или большом количестве каналов.

Модель управления запасами

Позволяет свести к минимуму негативные последствия чрезмерного накопления запасов и снизить издержки.

Модель линейного программирования

Такая система оптимизации бизнес-процессов помогает определить оптимальный способ распределения ресурсов, чтобы разрешить производственные трудности. Применяют такой способ оптимизации в следующих случаях: укрупненное планирование производства, планирование ассортимента изделий, маршрутизация производства, управление технологическим процессом, регулирование запасов, календарное планирование производства, распределение работников по местам и т.д.

Имитационное моделирование

Основная идея данного метода — в том, чтобы исследовать свойства, характеристики и особенности реальной системы на основе некой модели. Такой способ используют в случаях, когда математические методы или линейное программирование оказывается слишком сложным.

Экономический анализ

Построение экономической модели основано на анализе безубыточности – определении точки, в которой доход уравнивается с издержками.

Методы оптимизации процессов и их описание

Существует также несколько методов, которые можно использовать в качестве дополнения к моделированию:

 

Ошибки при оптимизации бизнес-процессов

При использовании системы оптимизации бизнеса встречаются различные ошибки. Рассмотрим самые популярные:

  1. Неверная постановка задачи. Для того, чтобы вам дали правильный ответ, нужно вначале поставить правильный вопрос. Невозможно получить нужные сведения о том, какие бизнес-процессы нуждаются в оптимизации, если некорректно поставить задачу. Например, оптимизировать работу компании вам не поможет анализ деятельности бухгалтерского отдела, если у предприятия просто нет доходов.
  2. Несоразмерность задач с усилиями. Часто встречаются описания процессов, которые не связаны с основной целью предприятия. Характеристики этих процессов не помогут в оптимизации и приведут только к лишним затратам времени и усилий.
  3. Неверно выбранные средства оптимизации. Например, для автоматизации деятельности маленькой фирмы едва ли станет оправданной покупка программы стоимостью более нескольких тысяч долларов. При выборе инструмента нужно исходить из финансовых возможностей компании. Необходимо помнить, что программное обеспечение станет только вспомогательным, а не основным элементом оптимизации.

Мы надеемся, что данная описание оптимизации бизнес-процессов компании окажется полезной, и вы успешно выполните оптимизацию бизнес-процессов своего предприятия.